Effektiva operativa möten
Det operativa mötet är det möte där jag som chef skall skaffa mig kontroll på läget och som jag redovisat ovan, jag skall ha kontroll i tre steg. Mötet syftar också till att jag som chef bjuder in hela den operativa ledningen till att vi tillsammans har en gemensam helhetssyn kring hur verksamheten går. Mötet är indelat i tre faser. Rapporterings-, besluts- och framtidsfas.
Rapporteringsfas:
Rapporteringsfasen handlar om att ledningsgruppen skall få kontroll på hur den senaste veckan har gått samt läget just nu, i relation till det operativa målet. Eftersom varje chef har sagt ja till att ta ansvar för sitt ansvarsområde kommer man in till det operativa mötet och till sin chef och avrapporterar läget. I avrapporteringen redovisar jag hur jag ligger till utifrån det operativa målet men också hur jag upplever ansvarområdets effektivitet och arbetsglädje. Rapporteringen är på max 5 minuter. När mina underställda chefer avrapporterar så sitter jag som chef och lyssnar. Skulle det vara så att underställd chefs bild av verkligheten inte stämmer överens med chefens bild så utmanar chefen sin underställde ledare. Utmaningen kan resultera i att underställd chef kan få gå ut och rätta till saker som chefen påpekat. När alla underställda chefer har rapporterat så har hela ledningsgruppen en gemensam bild över hur verksamheten går utifrån det operativa målet och vilka behov av förändring eller utveckling som behövs. Rapporteringsfasen avslutas med att chefen summerar läget samt är tydlig med vad som skall utvecklas för att det skall fungera ännu bättre. Utifrån summeringen informerar även chefen vart han/hon kommer att fokusera sitt ledarskap framgent.
Riktlinjer för rapporteringsfasen:
• Under rapporteringsfasen löses inga större problem, d.v.s man processar ingenting. Finns det behov av att lösa större problem sammankallar chefen till ett behovsmöte eller så tas frågan upp under fasen beslut.
• Underställda chefer kommer med förslag på lösningar och prioriteringar i sin rapportering. Eftersom en underställd chef sagt ja till sitt uppdrag skall aldrig en överordnad chef behöva fråga hur han/hon tänker nå det operativa målet. Det ligger i underställds uppdrag att komma med lösningar. Se nedan.
Beslutsfasen
När möteseffektiviteten är som bäst så kommer beslutsfasen. Här fattar ledningsgruppen beslut kring förberedda frågor. Det är väldigt sällan som gruppen fattar beslut i frågor som uppkommer under rapporteringsfasen. Det är endast i undantagsfall. Frågorna gruppen fattar beslut om är frågor som kommer från tidigare ledningsmöten och har hunnit förberedas av alla i gruppen.
Framtidsfasen.
I framtidsfasen, när möteseffektiviteten börjar avta, går chefen in och informerar. Det kan vara information från överordnad ledningsgrupp, vart han/hon kommer att vara den närmsta veckan eller att jag påminner om en gemensam aktivitet som händer och som jag informerat om tidigare. Det kan vara att någon stödfunktion eller personalfunktion informerar, men också någon underställd chef som vill informera om t.ex. ett projekt han/hon skall starta upp.
När mötet är avslutat efter ca.60 -90 minuter har nu hela den operativa ledningsgruppen en gemensam helhetssyn kring NU-NÄSTA STEG och PÅ SIKT.
Som jag påtalat tidigare så genomförs de operativa mötena med kontinuitet för att säkerställa en hög och gemensam lägstanivå kring kontroll av verksamheten. Genom detta förfarande har jag som chef standardiserat våra möten, där jag skapar förutsättningar för mig själv att få kontroll men också att jag har möjlighet att utmana eller stötta mina underställda chefer i sitt ledarskap.
Proaktiv ledarskap/rapportering
Den mest utmanande delen i att utveckla en effektiv organisation är att träna chefer/ledare till ett proaktivt ledarskap. Ett ledarskap där jag som ledare ”äger” och tar fullt ansvar över mitt ansvarsområde. När ledarna väl är där så kommer det proaktiva ledarskapet automatiskt. Det proaktiva ledarskapet innebär att jag tar fullt ansvar över ”min” verksamhet. Jag driver det utifrån de grundförutsättningar som redovisats ovan. Jag har kontinuerliga operativa möten med min personal samt att jag genomför professionella rapporteringar på min chefs operativa möten. Rapporteringar som utgå från det operativa målet. Når jag inte målet fullt ut är jag tydlig med vilka behov jag har, samt att jag prioriterat behoven och är tydlig med när dom behöver vara tillgodosedda. Att bedriva ett proaktivt ledarskap innebär också att jag rapporterar till min chef viktiga händelser som sker i mitt ansvarområde mellan de operativa ledningsmötena samt att jag ställer krav på information om jag vet att det finns viktig information som inte kommit ut.